Organisation du bureau : Conseils pour le bon ordre au bureau

Comment obtenir le bon ordre au bureau ? Des conseils pour l’organisation du bureau aident à enlever les piles de papier et les montagnes de dossiers pour toujours.

Lorsque le maître boulanger Michael Oppel ouvre son classeur aujourd’hui, c’est “tout simplement magnifique” pour lui. Les limes se tiennent lâchement les unes à côté des autres, chacune marquée en couleur : Derrière les étiquettes rouges, par exemple, tous les processus des clients sont stockés, le jaune signifie “publicité”, tandis que le “savoir”, c’est-à-dire les recettes ou les informations produit, est stocké dans des dossiers verts.

En quelques secondes, le chef de la boulangerie naturelle Oppel de Rauhenebrach dans le Steigerwald trouve le document souhaité. Un sentiment de bonheur, surtout quand il pense au passé. Les dossiers s’empilaient transversalement sur les étagères jusqu’à ce que la porte se referme à peine. Dossiers des clients, reçus des fournisseurs, brochures et factures d’électricité – certains encore au nom du grand-père.

La recherche coûte beaucoup de temps
“Nous avons grandi avec l’entreprise sans que l’organisation au bureau ne grandisse vraiment avec elle “, explique le patron de 70 employés. “Vous avez commencé quelque chose ici et l’avez posé là, puis vous avez dû chercher beaucoup de choses pendant longtemps. Le chemin vers l’armoire de classement : à chaque fois ennuyeux et presque une torture intérieure. Ce mauvais sentiment s’est transformé en motivation avec le nouvel ordre. “Nous pouvons travailler beaucoup plus concentrés parce que tout est à portée de main et que plus rien ne traîne”, explique Oppel.

Les remplacements en cas de maladie ou pendant les vacances sont également plus faciles parce que tout le monde s’y retrouve plus facilement. Ceux qui n’ont plus besoin de chercher quoi que ce soit au bureau gagnent beaucoup de temps – et donc d’argent. “Qui cherche chaque jour pendant un quart d’heure, perd avec un taux horaire de 50 euros environ 2.500 euros par an et un emploi, explique Sabine comte Werner, coach en efficacité de bureau avec la société de conseil Sysbo de Ostfildern.

Une étude de l’Institut Fraunhofer montre également à quel point la propreté des lieux de travail est étroitement liée au succès des entreprises. Selon une étude de l’Institut Fraunhofer, environ un tiers du temps de travail dans des bureaux mal organisés est perdu à rechercher des documents, en raison de perturbations ou de processus inefficaces. En revanche, un système administratif bien structuré augmente la productivité de près d’un quart.

Conseils pour la bonne organisation du bureau
Bureau : Tout d’abord, nettoyez tout ce qui se trouve loin du bureau, puis seul ce qui est nécessaire en permanence est autorisé à se relever. Nous recommandons un système de deux x trois compartiments de rangement pour l’entrée, la sortie, le papier, la référence, la lecture et le presse-papiers. Le travail avec des dossiers mensuels et annuels a fait ses preuves pour traiter ponctuellement les questions de rendez-vous : Le dossier mensuel avec compartiments pour les jours 1 à 31 contient les documents pour certains jours du mois en cours. Le dossier annuel avec compartiments de janvier à décembre contient des documents qui ne doivent être traités que dans les mois suivants.

Boîte e-mail : Comme votre bureau, votre boîte de réception doit être vide tous les soirs. Configurez d’abord un dossier d’archivage et déplacez tous les messages actuellement disponibles dans cette “Boîte de réception plus tôt”. Procédez comme suit pour les nouveaux messages : Modifiez vos messages immédiatement – décidez si vous voulez les supprimer, les transférer, les archiver, les modifier ou les terminer. Aucun e-mail n’est laissé dans votre boîte de réception. Stockez les e-mails que vous devez encore éditer ou conserver dans le moins de dossiers possible, par exemple sous “Terminé” ou “En attente”. N’utilisez pas votre boîte de réception comme une liste de choses à faire, sinon elle se gonfle à nouveau. Astuce : Ne récupérez les nouveaux mails qu’à certains moments et traitez-les bloc par bloc.

Classeurs et classeurs : Créez des classeurs en plusieurs couleurs pour différents domaines tels que la vente ou l’administration. Tous les dossiers sont étiquetés selon le même système, à l’intérieur des fichiers il y a une subdivision claire selon les thèmes avec registre et feuilles de séparation. Démonter tous les collecteurs et dossiers suspendus debout, les trier et les étiqueter à nouveau. Il en va de même pour l’archivage sur PC, où il est judicieux d’utiliser le même système que pour le papier.

Équipement et matériel de bureau : Chaque membre de l’équipe reçoit un ensemble d’équipement de bureau (comme des stylos, des poinçons, des ciseaux) qui est constamment nécessaire et étiquette chaque pièce avec son nom. Seul le nécessaire est posé sur la table, le reste est stocké dans des conteneurs roulants ou dans des tiroirs de bureau. Rangez les autres fournitures de bureau comme les agrafes ou le papier dans un endroit central. Le mieux, c’est un placard fermé, clairement organisé et étiqueté. Jetez ou donnez les armoires, les contenants à roulettes, les tables et l’équipement inutilisés, ainsi que l’équipement défectueux ou qui n’est plus nécessaire en raison de nouveaux achats.

Évitez les rechutes : Définir des règles communes aussi simples que possible. Une liste de contrôle de ce à quoi devrait ressembler un lieu de travail bien rangé – visualisée aussi grande que possible sur une affiche – aide j